Inleiding
Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ingegaan voor alle organisaties die gegevens van personen (persoonsgegevens) in applicaties (computerprogramma’s) en computers bewaren. HBC’09 is zo’n organisatie en wij moeten ons aan de regels in de nieuwe verordening houden. De nieuwe verordening legt regels op over het bewaren van gegevens in digitale bestanden, maar ook van gegevens in mappen op een plank of waar dan ook. Ook mappen moeten voortaan veilig worden opgeborgen zonder dat ‘vreemden’ daar bij kunnen.

Bij HBC’09 worden persoonsgegevens verwerkt. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. Hieronder wordt de verwerking van de persoonsgegevens door HBC’09 toegelicht.

 

Welke gegevens worden NIET verwerkt
De zogenoemde ‘bijzondere gegevens’ worden niet geregistreerd. Bijzondere persoonsgegevens zijn: BSN-nummer, ras, geloofsovertuiging, medische gegevens en seksuele voorkeur. Het verwerken van bijzondere persoonsgegevens is namelijk verboden, tenzij hiervoor een wettelijke uitzondering is of de persoon daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven. Medische informatie, bijvoorbeeld diabetes of allergieën, wordt alleen opgeslagen als er een wettelijke uitzondering is. Is er aanleiding om voor een bepaald doel deze gegevens te registreren en er is toestemming, dan zullen deze gegevens direct na afloop vernietigd worden.

 

Van wie worden deze gegevens verwerkt
HBC’09 verwerkt persoonsgegevens van mensen die direct of indirect met ons verbonden zijn. Het gaat hierbij om:

  • Leden;
  • Ereleden;
  • Coaches, trainers en leiders;
  • Clubscheidsrechters en grensrechters;
  • Vrijwilligers.

 

Waar worden de gegevens opgeslagen
HBC’09 maakt gebruik van het ledenadministratiesysteem Sportlink.

  • De data wordt verwerkt in Sportlink als ook Excel;
  • De ledenlijst is enkel beschikbaar voor bestuursleden en leden van de jeugdcommissie t.b.v. de uitvoer van hun werkzaamheden;
  • Ledenlijst worden door bestuursleden en jeugdcommissieleden op hun eigen computer opgeslagen en beheerd;
  • Ledenlijsten worden niet gedeeld met leden of anders.

 

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van die gegevens
Het bestuur en in het bijzonder de secretaris c.q. ledenadministratie is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens.

 

Waarvoor worden de gegevens gebruikt
Als je lid wilt worden van HBC’09 of als vrijwilliger aan de slag wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid. We gebruiken gegevens om contact te onderhouden, te informeren over actuele zaken of om je op de hoogte te houden. Dit gebeurt per e-mail, of in uitzonderlijke gevallen per telefoon.

 

Hoe gaat HBC’09 met de gegevens om
HBC’09 zal in geen geval persoonsgegevens delen met derden, zonder toestemming van de betreffende persoon/personen. Verder zal de communicatie geschieden via het bestuur en verstuurd in BCC.

 

Hoe gaat HBC’09 om met een data-lek
Als er onbedoeld persoonsgegevens ‘op straat komen te liggen’, spreken we van een data-lek. HBC’09 za dit bespreken binnen het bestuur en indien nodig melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Na melding zal de betrokkene(n) van de data-lek op de hoogte worden gebracht.

We spreken van een data-lek als:

  • Een persoon die daartoe niet gerechtigd is gegevens verkrijgt en gaat gebruiken;
  • Een persoon die wel gerechtigd is de gegevens voor een ander doel gebruikt dan is toegestaan;
  • Gegevens worden geregistreerd die niet geregistreerd mogen worden.

HBC’09 zal bij een data-lek achterhalen:

  • Waar de gebruikte gegevens vandaan komen;
  • Wat er met de gegevens is gebeurd;
  • Wie erbij betrokken is;
  • Wie de dupe is;
  • Of er schade is ontstaan en hoe die zoveel mogelijk te herstellen of te beperken is;
  • Of en zo ja welke stappen er nodig zijn om herhaling te voorkomen.

 

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht
Heb je vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens of over de manier waarop de gegevens zijn gebruikt, neem dan gerust contact op de bestuurslid Inge Oberndorff, via bestuur.hbc09@gmail.com.